En la mayoría de los sistemas, la documentación siempre es expresada en un carácter técnico por excelencia, indicando algoritmos de cómo realizar alguna acción, registrar transacciones, imprimir reportes; dependiendo de la naturaleza del sistema o su función.
Para que toda aplicación tecnológica y todo servicio informático quede adecuadamente documentado, es necesario exigirle a quien lo diseñe y/o desarrolle (puede ser personal interno o un proveedor) que entregue dicha documentación obtenida a través del desarrollo del proyecto, de manera que otras personas relacionadas o autorizadas por la empresa accedan a los conocimientos necesarios para corregir errores, hacer ajustes, entre otros.
Características:
Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por
Computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
Es rotulada con claridad y bien organizada, con secciones
Claramente indicadas, estructuradas en carpetas e incluir un índice.
Los diagramas son ser claros, no aglomerados y la escritura
Manuscrita son legibles.
La documentación es completa.
Incluye una leyenda o explicación de los términos utilizados.
La documentación siempre se conserva actualizada.
Tipos de Documentación
Documentación Manual: este tipo de documentación se efectúa
Manualmente. Puede documentarse en papel o en algún medio magnético como disquete o CD. Se cuenta con apoyo de software para su confección, como un procesador de texto, planilla electrónica y programas graficadores.
Documentación Automática: Para este tipo de documentación, existen
Software que documentan. Pero estos software no están disponibles para todas las plataformas, por lo que hay que revisar bien el ambiente en que se trabaja para ver si existe algún software de documentación compatible. Este tipo de documentación es muy útil para:
Ubicar o dimensionar (definir plazo y costo) de trabajos de mantención de
Software. Su utilización requiere de que el software a analizar haya sido desarrollado en base a alguna norma y, que esta norma haya sido respetada.
Ventajas y Desventajas de los Sistemas de Documentación:
Ventajas
Refleja historia.
Muestra la evolución de la documentación en el tiempo.
Más explicativa.
Se adecua a la cultura de la organización.
No consume capacidad de procesamiento.
Desventajas
Consume mucho esfuerzo en construirla.
Documentación incompleta.
Poca disposición para entregar información
Más lenta y sin actualizar.
Errores de escritura
Mantenimiento:
La fase de mantenimiento comienza al finalizar la fase de implementación. En esta fase, la gran importancia ya es una fase permanente en lo que le resta de vida al sistema. El mantenimiento se inicia con una auditoria del sistema y luego continúa con evaluaciones periódicas. Al realizar la auditoria del nuevo sistema, se verifica que su desempeño sea acorde a las especificaciones planteadas.
Las evaluaciones periódicas permiten determinar, si el sistema continúa vigente respecto a su capacidad para realizar los procesos adecuadamente. En caso contrario, se requiere de nuevos ajustes, cambios o modificaciones que le permitan al sistema adaptarse a nuevas situaciones de las que pueda ser objeto la organización.
Diseño:
Es el proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un Sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física. En esta fase se delinea el nuevo sistema de información. Se compone de tres tareas que son: diseño de sistemas alternativos, selección del mejor sistema, y la consiguiente redacción del reporte del diseño. Casi siempre podrá desarrollarse más de un diseño que cubra las necesidades de información. Debe ser determinada la factibilidad de cada una de las alternativas.
Tipos de diseño:
Diseño de los datos: Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el Software.
Diseño de la Salida
En este caso salida se refiere a los resultados e informaciones generadas por el Sistema, Para la mayoría de los usuarios la salida es la única razón para el desarrollo de un Sistema y la base de evaluación de su utilidad. Sin embargo cuando se realiza un sistema, como analistas deben realizar lo siguiente:
- Determine que información presentar. Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o impresora y seleccionar el medio de salida.
- Disponga la presentación de la información en un formato aceptable.
- Decida como distribuir la salida entre los posibles destinatarios.
Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño de archivos, se encuentran las siguientes:
- Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el archivo.
- La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contenga.
- La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo (La estructura de almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa).
Diseño Arquitectónico: Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.
Diseño de la Interfaz : Describe como se comunica el Software consigo mismo, con los sistemas que operan junto con el y con los operadores y usuarios que lo emplean.
Diseño de procedimientos: Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia del Diseño del Software se puede definir en una sola palabra Calidad, dentro del diseño es donde se fomenta la calidad del Proyecto. El Diseño es la única manera de materializar con precisión los requerimientos del cliente.
Características:
a. Permitir al diseñador describir todos los aspectos del Sistema a construir.
b. Evaluar la calidad del desarrollo a lo largo del diseño del proyecto con un conjunto de revisiones técnicas.
c. Implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo de análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el cliente.
d. El Diseño debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software, enfocando los dominios de datos, funcional y comportamiento desde el punto de vista de la Implementación.
Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.
Estos criterios no se consiguen por casualidad. El proceso de Diseño del Software exige buena calidad a través de la aplicación de principios fundamentales de Diseño, Metodología sistemática y una revisión exhaustiva
El diseño del sistema de información administrativo.
Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.
Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.
Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo
Usuario: es utilizado generalmente en el campo de la tecnología informática para referirse a quien utiliza determinado hardware y/o software, mediante el cual obtiene un servicio.
También puede reducirse a un individuo que utiliza una computadora, sistema operativo, servicio o cualquier sistema informático. Por lo general es una única persona.
Tipos de Usuarios:
Usuario registrado: accede a un servicio a través de un login luego de su autentificación.
Usuario anónimo: Es anónimo si no posee una cuenta de usuario, por ejemplo, al navegar por un sitio web sin registrase el usuario puede considerarse parcialmente anónimo (parcialmente porque puede ser identificado por su dirección IP). La navegación anónima sólo puede lograrse utilizando un proxy anónimo (sólo es más seguro, no es 100% anónimo). También se puede acceder a un servicio de forma anónima, por lo general se poseen menos opciones y posibilidades que un usuario registrado. Los usuarios anónimos a veces son referidos simplemente como "invitados".
Usuario "beta tester”: En el proceso de desarrollo de software, existe un usuario intermedio entre el desarrollador y el usuario final que se encarga de comprobar y testear que el programa trabaje de la forma prevista. La tarea de los Beta Testers es reportar errores al programador/desarrollador, y es en gran medida responsable de que el programa llegue al usuario final sin errores.
Políticas de usuarios:
La contraseña se debe considerar al mismo nivel que la firma escrita, es decir, es algo estrictamente personal y utilizado junto con el nombre de usuario para determinar de forma fehaciente quien realiza una operación, ya que en muchos casos se manejan datos críticos y con un alto grado de confidencialidad. Por ello siempre deben observarse las siguientes directrices:
Todo usuario debe acceder siempre al sistema con el nombre de usuario que le ha sido asignado.
La contraseña es personal e intransferible, por lo que nunca debe cederse o compartirse a terceras personas ni comunicarse por ningún medio escrito. Lo contrario supondría permitir una suplantación de personalidad.
Las contraseñas no se transmitirán de forma oral cuando exista el riesgo de que terceras personas puedan llegar a conocerlas.
Cuando un usuario olvide su contraseña se le deberá asignar otra nueva.
La contraseña debe tener una longitud mayor o igual a seis caracteres. No debe coincidir con ninguna palabra o nombre (el de la persona, familiar, aficiones, obtenida de un diccionario, etc.) que pueda permitir que una tercera persona la adivine.
Las contraseñas deben ser cambiadas periódicamente.
El administrador de usuarios informará a sus usuarios de todas estas políticas y velará por su cumplimiento.
Se debe diferenciar el puesto de trabajo de un usuario de su nombre de usuario y contraseña. Cuando un usuario se traslade de puesto de trabajo, conserva su nombre y contraseña, aunque trabaje en otro lugar.
